権限設定で、より安全な文書管理
文書管理は複数のユーザーが担当する業務です。 セキュリティが必要な文書の場合、より特別な管理が求められます。定められたユーザーのみ文書を作成し、入力されたデータを閲覧し、アカウントの設定を変更することができます
eformsignでは、それぞれのメンバーに5種類の権限を付与することができます。 メンバーに必要な権限だけを付与し、安全に文書を管理しましょう。
各管理者の権限をよく見ましょう。
代表管理者
- すべてのメニューにアクセスすることができます
- すべての文書を作成、閲覧、管理することができます。
- 代表者の変更が必要な場合は、他のメンバーに権限を委任することができます。
- 権限委任方法：（代表管理者）会社管理 > 会社情報 > "権限委任"をクリック。
会社管理者
- 会社管理メニューにアクセスすることができます
- 会社、グループ、メンバー情報を閲覧し、編集することができます。
- eformsignにて送信する電子メールやSMS通知メッセージを編集することができます。
- 権限の付与方法：（代表管理者）会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 >「会社管理」にチェックする
テンプレート管理者
- テンプレート管理メニューにアクセスできます。
- テンプレートを登録、修正、配布、削除することができます。
- テンプレートを登録したテンプレート管理者は、当該テンプレートの"テンプレート所有者"となります。
- 一つの会社に複数のテンプレート管理者が存在する場合、テンプレート所有者とテンプレート管理者が異なる場合があります。
- テンプレート管理者がテンプレート所有者でない場合、該当テンプレートの設定表示とテンプレートコピーのみ行うことができます。
- 権限の付与方法：（代表管理者）会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 >「テンプレート管理」にチェックする
テンプレートの使用
- テンプレートごとにテンプレートの使用権限を指定することができます。
- テンプレートの使用権限を付与されると、「テンプレートで作成する」メニュー画面からそのテンプレートを使用して文書を作成することができます。
- 権限の付与方法：（代表管理者、テンプレート管理者）テンプレート管理 > テンプレート設定 > 権限の設定 > テンプレートの使用権限 > グループまたはメンバーを設定
文書管理者
- テンプレートごとに作成される文書とその文書に入力されているデータを管理します。
- 文書管理者として指定されると、「文書管理」メニュー画面で、そのテンプレートで作成された文書を閲覧、削除、ダウンロード（PDF、CSV）することができます。
- 権限の付与方法：（代表管理者）テンプレート管理 > テンプレートの設定 > 権限の設定 > 文書の管理権限 > グループまたはメンバーを設定
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代表管理者
- すべてのメニューにアクセスすることができます
- すべての文書を作成、閲覧、管理することができます。
- 代表者の変更が必要な場合は、他のメンバーに権限を委任することができます。
- 権限委任方法：（代表管理者）会社管理 > 会社情報 > "権限委任"をクリック。
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会社管理者
- 会社管理メニューにアクセスすることができます
- 会社、グループ、メンバー情報を閲覧し、編集することができます。
- eformsignにて送信する電子メールやSMS通知メッセージを編集することができます。
- 権限の付与方法：（代表管理者）会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 > 「会社管理」にチェックする。
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テンプレート管理者
- テンプレート管理メニューにアクセスできます。
- テンプレートを登録、修正、配布、削除することができます。
- テンプレートを登録したテンプレート管理者は、当該テンプレートの"テンプレート所有者"となります。
- 一つの会社に複数のテンプレート管理者が存在する場合、テンプレート所有者とテンプレート管理者が異なる場合があります。
- テンプレート管理者がテンプレート所有者でない場合、該当テンプレートの設定表示とテンプレートコピーのみ行うことができます。
- 権限の付与方法：（代表管理者）会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 > 「テンプレート管理」にチェックする
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テンプレートの使用
- テンプレートごとにテンプレートの使用権限を指定することができます。
- テンプレートの使用権限を付与されると、「テンプレートで作成する」メニュー画面からそのテンプレートを使用して文書を作成することができます。
- 権限の付与方法：（代表管理者、テンプレート管理者）テンプレート管理 > テンプレート設定 > 権限の設定 > テンプレートの使用権限 > グループまたはメンバーを設定
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文書管理者
- テンプレートごとに作成される文書とその文書に入力されているデータを管理します。
- 文書管理者として指定されると、「文書管理」メニュー画面で、そのテンプレートで作成された文書を閲覧、削除、ダウンロード（PDF、CSV）することができます。
- 権限の付与方法：（代表管理者）テンプレート管理 > テンプレートの設定 > 権限の設定 > 文書の管理権限 > グループまたはメンバーを設定
文書の担当者が変わったでしょうか。既存の担当者が管理していた文書を新しい担当者に簡単に移管します。
移管要請者と移管対象者のみを指定すれば、既存の担当者が作成した文書、対応が必要な文書、閲覧していた文書をすべて新しい担当者に一括して移管することができます。文書移管の記録は、各文書の履歴で確認することができます。
- eformsignにログインします。
- 会社の管理 > メンバー管理メニューに移動します。
- "メンバー招待"ボタンをクリックします。
- 招待するメンバーの電子メールアドレス、携帯電話番号、そしてeformsignのIDのいずれかの１つを入力します。
- "送信"ボタンをクリックして招待URLを転送します。
招待するメンバーが複数の人であっても、「メンバー招待」機能を利用して一括して複数の人を招待することができます。
代表管理者と会社管理者のみメンバーを招待することができます。
メンバーおよび権限管理についてよくある質問
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- 料金プランのユーザーアカウント数に非活性メンバーも含まれていますか？ Open
- ユーザーアカウント数は、会社のメンバーの中で、活性メンバーと招待メンバーを合わせた数です。ユーザーアカウント数 = 活性メンバー + 招待メンバーしたがいまして、非活性メンバーは、会社のユーザーアカウント数に含まれていません。
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- 複数のメンバーを一括して招待することができますか。 Open
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はい、一括して複数のメンバーを招待することができます。ただし、メンバーの招待は、会社管理者と代表管理者者のみ行うことができます。
左側のメニュー（≡）> 会社管理>メンバー管理からメンバーを招待するとき、電子メールの間をセミコロン（;）で区切ると複数の人をメンバーとして一括招待することができます。
例）member1@forcs.com; member2@forcs.com; member3@forcs.com
有料プランを購読している場合は、メンバー管理で「メンバー招待」をクリックすると、Excelファイルをアップロードして、メンバーを一括招待することができます。
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- メンバーを招待した後、メンバーがeformsignに登録する前に、権限を設定しておきたいです。 Open
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メンバーを招待した後、メンバー管理 > 招待メンバーのタブでそのメンバーをクリックして、権限を付与することができます。
テンプレート管理 > テンプレート設定 > 権限の設定でも招待メンバーに権限を付与することができます。